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Por que implementar um Escritório de Transformação Digital em sua Instituição de Saúde?

A organização de seus projetos com um Escritório de Transformação Digital pode ser fator crítico de sucesso (ou insucesso) para sua instituição de saúde.


Sem tempo para ler o texto? Ouça o artigo (narração feita por uma pessoa real):




As instituições de saúde estão vivendo uma época de alta complexidade e dinamicidade, marcado por mudanças constantes e inovações tecnológicas que surgem a cada semana. Além disso, o período atual traz uma constante pressão por mais eficiência operacional e competitividade no mercado.


Com isso, a  demanda por projetos de tecnologia vem crescendo e vem ganhando espaço nas pautas estratégicas de organizações de saúde. Uma boa estratégia digital se mostra necessária para selecionar, priorizar e encadear todas as demandas.


Contudo, uma boa execução se mostra igualmente ou mais importante quanto uma boa estratégia.


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Figura 1 - Níveis de estratégia

A implementação de uma tecnologia requer inúmeras mudanças, seja ela uma melhoria disruptiva no prontuário eletrônico, um sistema novo de data analytics ou uma nova plataforma de telessaúde, serão necessárias mudanças processuais, culturais e financeiras, estar preparado para essa mudança é essencial para uma adoção de sucesso.



O que são Escritórios de Transformação Digital?


Considerado uma evolução dos escritórios de projetos, o escritório de transformação digital desempenha um papel fundamental na coordenação, supervisão e execução eficaz dos projetos de saúde digital, fornecendo uma estrutura organizacional e metodologias consistentes para garantir a adoção e o sucesso dessas iniciativas em um ambiente tão complexo.



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Figura 2 - Papéis do Escritório de Transformação Digital

1. Planejamento


a) Alinhamento com Estratégia:

  • Fazer parte da estratégia global da empresa de saúde e ter um foco estruturante para o sucesso do negócio;

  • Revisitar constantemente a estratégia para garantir alinhamento dos projetos que serão realizados num médio e curto prazo.

b) Mapeamento de Processos e Tecnologias:

  • Realizar um diagnóstico completo dos processos existentes, mapeando áreas com potencial para otimização e digitalização;

  • Identificar as tecnologias mais adequadas para atender às necessidades específicas da instituição, considerando fatores como maturidade digital, custos e escalabilidade;

  • Realizar a priorização adequada dos projetos, no meio de diversas ideias e necessidades que surgem, respeitando a eficiência do negócio.

c) Engajamento das Partes Interessadas:

  • Garantir o apoio e a participação ativa de todos os stakeholders, incluindo pacientes, profissionais de saúde, gestores e líderes da instituição;

  • Criar um plano de comunicação e capacitação eficaz para manter todos informados sobre o progresso da transformação digital.



2. Implementação:


a) Gestão de Projetos e Mudanças:

  • Implementar uma estrutura robusta para gerenciar projetos de transformação digital, definindo os objetivos e escopos, metas claras, prazos e recursos;

  • Definir qual o retorno do investimento, do ponto de vista financeiro, de valor e acima de tudo de saúde;

  • Liderar e gerenciar a mudança organizacional, capacitando profissionais e adaptando a cultura da instituição à nova realidade digital.

b) Adoção de Novas Tecnologias:

  • Permitir um ambiente de inovação colaborativa (interna ou externa), em que os interessados possam participar de sugestões, parcerias e compartilhar experiências;

  • Definir uma estratégia sólida de seleção de fornecedores de tecnologia mais adequados para o(s) projeto(s) em questão, considerar uma metodologia escalável para provas de conceito (PoC), software selection,e seleção pelos usuários;

  • Implementar as tecnologias selecionadas de forma gradual e controlada, garantindo a integração com os sistemas existentes;

  • Oferecer treinamento e suporte contínuos aos usuários para garantir a familiaridade e o uso eficaz das novas ferramentas.

c) Monitoramento e Mitigação de Riscos:

  • Monitorar continuamente o progresso da implementação, identificando e mitigando riscos potenciais de forma proativa;

  • Adotar uma abordagem flexível e adaptável, ajustando o plano de acordo com os resultados obtidos e as lições aprendidas.



3. Avaliação:


a) Definição de Métricas e Indicadores:

  • Estabelecer um conjunto de métricas e indicadores chave de desempenho (KPIs) para avaliar o impacto da transformação digital em diferentes áreas;

  • Considerar sempre indicadores de valor para o projeto que sejam objetivos, podendo usar metodologias como SMART indicator (específico, mensurável, atingível, relevante e baseado em tempo);

  • Monitorar e analisar os dados coletados para identificar áreas de sucesso e oportunidades de melhoria.

b) Relatórios e Comunicação de Resultados:

  • Gerar relatórios periódicos que demonstrem o progresso da transformação digital e o impacto das iniciativas implementadas;

  • Comunicar os resultados de forma clara e transparente para todos os stakeholders, reforçando o valor da transformação digital.

c) Aprendizagem Contínua e Melhoria:

  • Erros e acertos irão acontecer, portanto é importente promover uma cultura de aprendizado contínuo, incentivando o compartilhamento de conhecimentos e experiências entre os membros da equipe;

  • Buscar feedback dos usuários e stakeholders para identificar oportunidades de aprimorar continuamente as iniciativas de transformação digital.



Recomendações ao se estabelecer um escritório de transformação digital em sua organização de Saúde: 

  • Tenha o objetivo claro da transformação e coloque isso na base da estratégia da empresa;

  • Envolva todos interessados e tenha alinhado o objetivo;

  • Crie uma equipe de transformação digital que tenha autonomia para definir prioridades e seja capaz de acertar e errar sem ser julgada ou colocada em risco;

  • Treine e capacite todos envolvidos de maneira equalitária e estimule o crescimento da equipe principal;

  • Entenda que o caminho é mais importante que o fim, portanto planeje acima de tudo, saiba o destino e que para chegar lá não será um caminho reto, mas se estive certo de onde irá vai ter sucesso. E nunca esqueça de monitorar;

  • Transformação digital não é colocar mais um sistema, mas é olhar as pessoas e para ter eficiência é otimizar sistemas, portanto utilize ao máximo os sistemas que existem;

  • Coloque a urgência na mudança, mas não coloquei tudo como urgente. Saiba priorizar e como isso se encaixa na estratégia;

  • Monitore todos os passos, mas acima de tudo saiba o valor que deve ser entregue e qual o produto minimamente viável para o negócio. Mudança de cultura consolida quando o usuário final recebe o benefício e esquece do custo;

  • A transformação digital é centrada em pessoas, portanto nem toda transformação digital traz ou reduz receita financeira diretamente, mas se as pessoas estiverem satisfeita o negócio cresce. 



A FOLKS possui um time de especialistas capazes de estruturar e operacionalizar um escritório de transformação digital. Para entender mais como podemos te apoiar, entre em contato conosco.


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