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A Evolução do Papel da TI nas Organizações de Saúde
Durante muito tempo, o setor de Tecnologia da Informação (TI) nas organizações de Saúde se resumia em desenvolver sistemas para resolver um problema. Pode-se até dizer que era uma área “solitária”, na medida que entendia o desafio e entregava uma solução.
Aos poucos, entretanto, o advento de novas soluções e ferramentas tecnológicas e sua consequente inserção no dia a dia foi mostrando o quão interdependentes são os setores de uma instituição de saúde. O que é feito em A impacta em B, que impacta em C e assim sucessivamente. Setores de internação, farmácia, de imagem, de cobrança, de infraestrutura, de engenharia clínica, agendamento, recepção, laboratório... Todos estão interligados.
A TI, assim, está inserida nesse grande todo e mais do que focar em eficiência, precisa pensar – e atuar – de forma mais estratégica e integrada. É a partir dessa lógica que surgem figuras como o Chief Medical Information Officer (CMIO), Chief Nurse Information Officer (CNIO), e demais representantes das áreas de negócio, com a função maior de serem grandes facilitadores e integradores da área de TI com as áreas da organização.
Responsáveis por apoiar na definição e na implementação de estratégias de tecnologia e ciência de dados nas suas respectivas áreas de atuação em conjunto com a TI. Dessa forma, a gestão da TI começa a ser considerada mais estratégica, uma vez que as equipes das áreas ganham mais voz e passam a ser mais envolvidas nos projetos. Se antes a TI era totalmente operacional, agora ela é mais tática e estratégica, sem relegar a operacionalidade a segundo plano.
Desafios para uma TI Integrada
Quando se fala em governança, é imprescindível ter em mente, portanto, que hoje a governança da TI não diz mais respeito a essa área específica, somente, devendo entender como são tomadas as decisões do hospital de forma geral e quais são os stakeholders desses processos de tomada de decisão.
É desta forma que a TI conseguirá se posicionar como uma integradora estratégica dos setores, garantindo fluidez no processo e na comunicação.
Ressalte-se que atualmente é muito difícil que qualquer decisão seja tomada numa organização sem ouvir ou depender de alguma informação que parta da TI. E a recíproca também é verdadeira: muito dificilmente a TI conseguirá executar algum projeto atuando sozinha; ela precisa criar laços com o restante da empresa e entender as dores e necessidades dos setores, trazendo para junto de si pessoas que conheçam a essência do negócio.
É claro que quando se fala de um país de dimensões continentais como o Brasil, há organizações de tamanhos e níveis de maturidade tecnológica diversos, de pequenos hospitais onde os arquivos continuam bastante presentes a grandes redes totalmente automatizadas e paperless. Importante ressaltar, contudo, que mesmo nessas últimas foi necessário reenquadrar o que se entende por governança da TI.
O que se tem hoje é uma complexidade maior dos projetos, no sentido do alto número de profissionais e áreas envolvidas. As empreitadas demandam vários fornecedores, com a participação de diversos setores da organização – e tantos outros sendo impactados.
O líder da TI deverá fazer a gestão de vários profissionais, setores e prioridades. Nesse sentido, a governança começa com o envolvimento dos stakeholders certos no momento certo e com a alta gestão dando respaldo para o trabalho a ser executado. O fator crítico do sucesso, aqui, será transformar digitalmente os processos, integrar atividades e implantar soluções inovadoras.
E tudo isso exige muito das pessoas, que precisarão sair de sua zona de conforto e se envolver verdadeiramente, sempre em alinhamento com as necessidades do negócio, definições estratégicas e sem trazer riscos ao bom funcionamento da empresa.
Costuma-se dizer que o ser humano é resistente à mudança. Talvez seja mais justo afirmar que ele tem receio, o que não significa que a mudança não irá ocorrer. São três os fatores que fazem com que as pessoas mudem: saber o porquê, saber como e saber o que irá melhorar se a mudança ocorrer. Esse tripé, muito embasado em dados e informações, traz segurança para o caminho que será trilhado.
Por esse motivo é que governança da TI e gestão de mudanças estão intrinsecamente ligadas. Desta forma é que os projetos serão executados com máxima eficácia e mínima perda de produtividade, extraindo os melhores resultados das novas tecnologias.
Somente ao compreender e conseguir visualizar os efeitos da mudança é que as pessoas irão se engajar no projeto. Fundamental, por conseguinte, criar um bom fluxo de comunicação que chegue até a ponta, treinar e capacitar os envolvidos, prestar apoio no momento da mudança e realizar um acompanhamento da operação, especialmente nos primeiros dias, para dar segurança.
Por mais tecnologia que esteja envolvida, só é possível transformar processos por meio das pessoas, e as pessoas só se engajam quando conseguem perceber valor na mudança.
Destaque-se, ainda, que essa lógica requer que a alta gestão esteja envolvida nesses projetos, não necessariamente no dia a dia, mas reforçando a importância dessas empreitadas, para impulsionar o engajamento. É um papel de orientação e priorização das atividades e investimentos – de tempo e de orçamento.
O Ciclo PDCA na Governança da TI - Plan, Do, Check and Act
Um projeto de sucesso demanda uma gestão integrada de todos os pontos acima trazidos. Para conseguir isso, não há segredo: é planejar (plan), executar (do), checar (check) e agir (act). É o chamado “ciclo PDCA”.
Para começar, deve-se pensar em questões como quem vai ser envolvido, como essas pessoas participarão e em que momento elas virão para o projeto, isso tudo para que elas também possam se preparar. Sem planejamento, recalcular a rota vai se tornar rotina, o que irá atrasar os próximos passos.
A execução, por sua vez, envolve colocar a mão da massa e anda lado a lado com a checagem, para verificar constantemente se a rota está sendo mantida e se não está, por que motivo. Por fim, agir diz respeito aos ajustes que serão necessários, inerentes a qualquer empreitada. Não é nada extremamente complexo e inalcançável, mas exige disciplina, envolvimento e confiança.
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