top of page
CASE DE SUCESSO: UNIMED RIO VERDE
Da desconfiança à eficiência operacional: uma jornada de transformação com o Tasy Evolution
Contexto e resumo
-
O Desafio
Superar a instabilidade sistêmica e atrasos de até 3,5 anos em projetos anteriores na Unimed Rio Verde, eliminando processos manuais, perda de receita e insegurança assistencial.
-
A Metodologia:
Aplicação do Tasy Evolution (FOLKS + Philips), guiada por um Roadmap de Transformação Digital e gestão de mudança (ADKAR) com forte governança e operação assistida.
-
A Execução:
Trabalho ponta a ponta com mapeamento de processos, parametrização do sistema, testes piloto e treinamentos, garantindo total aderência operacional.
-
Resultados Práticos:
Notas fiscais on time (reduzindo prazos de até 21 dias), eliminação de estoques fantasmas, filas menores no atendimento e maior segurança ao paciente.
-
Impacto estratégico:
Processos padronizados, automação do ciclo de receitas e a reconstrução definitiva da confiança das equipes em projetos de tecnologia.
.jpeg)
O Desafio Antes do Projeto
Antes do início do projeto com a FOLKS, a Unimed Rio Verde vivenciava um cenário marcado por forte desgaste operacional e desconfiança interna em relação a projetos de transformação tecnológica. A percepção predominante entre as equipes era a de um sistema pouco eficiente, associado a tempos excessivos de atendimento nas recepções e instabilidade recorrente.
Esse cenário era agravado por experiências anteriores malsucedidas: o último grande projeto de sistema, inicialmente planejado para ser executado em um ano, levou três anos e meio para ser entregue, comprometendo a credibilidade de novas iniciativas.
Os impactos desses desafios eram sentidos em toda a instituição.
-
Nos setores de atendimento, a demora no acolhimento dos pacientes havia se tornado parte da rotina, com quedas frequentes do sistema e contingências constantes.
-
Na área de suprimentos, a ausência de padronização nos processos, especialmente na entrada de notas fiscais e materiais, resultava em prazos de três a até 21 dias para disponibilização de insumos, gerando estoques fantasmas, insegurança assistencial e perda de receita.
-
Já nos setores assistenciais, observava-se uma utilização frágil do prontuário eletrônico do paciente, processos pouco padronizados, lentidão sistêmica e excesso de retrabalho, com informações redundantes frequentemente registradas de forma incorreta em campos não estruturados.
-
No ciclo de receitas, predominavam ações manuais, morosidade, falta de visibilidade em tempo real e ausência de percepção sobre o volume de retrabalhos executados diariamente.
-
Os setores de apoio, por sua vez, enfrentavam limitações na personalização das ferramentas, impactando diretamente a agilidade do trabalho operacional.
A abordagem da FOLKS
Para enfrentar esse cenário complexo, a FOLKS estruturou sua atuação com base na metodologia Tasy Evolution, desenvolvida pela FOLKS em conjunto com a Philips, iniciando o projeto com uma apresentação clara da governança, da organização das atividades, das responsabilidades envolvidas e da forma como o projeto seria conduzido do início ao fim.
A partir desse alinhamento inicial, foram realizadas entrevistas detalhadas para levantamento dos processos, seguidas pela construção de um Roadmap de Transformação Digital, com foco inicial na chamada Onda 1.
Esse roadmap orientou a priorização das melhorias e serviu como base para um trabalho colaborativo de definição das ações que seriam implementadas, complementado por workshops práticos com as equipes envolvidas.
Durante todo o processo, a FOLKS também aplicou a metodologia ADKAR como pilar da gestão da mudança.
O trabalho começou pelo alinhamento de expectativas e pela definição clara do que caracterizaria o sucesso do projeto para a instituição.
Em seguida, avançou para o planejamento detalhado, com definição objetiva dos papéis e deveres de cada participante.
A fase de execução incluiu atividades de configuração e parametrização do sistema, validações de aderência, treinamentos, testes piloto e, por fim, o go live.
O encerramento do projeto contemplou uma etapa estruturada de sustentação, com operação assistida e avaliação do sistema em HTML5 após a migração.
Implementação e superação dos desafios
A implementação das soluções seguiu rigorosamente a metodologia do Tasy Evolution e contou com o apoio das lideranças locais, tanto na discussão quanto na implantação de melhorias de processos que resultaram em ganhos reais de eficiência operacional.
Como em qualquer processo de transformação, surgiram desafios distintos entre os setores, desde resistência ao novo, passando por conflitos interpessoais, até a crença de que os processos existentes já representavam o melhor cenário possível.
Essas situações foram tratadas de forma estratégica, por meio de abordagens específicas para cada contexto, incluindo workshops, apresentações didáticas, rodas de conversa, alinhamentos com o C-Level e testes práticos aplicados à realidade do dia a dia operacional.
Uma jornada de sucesso
Os resultados da parceria foram expressivos e perceptíveis em múltiplas frentes
-
Nos setores de atendimento, houve uma redução expressiva no tempo de espera em comparação ao cenário anterior, além de maior estabilidade do sistema e uso de contingência apenas em situações efetivamente necessárias. Também foram implantados processos alinhados à legislação vigente, como o uso do nome social, o que contribuiu para a melhoria da experiência e da satisfação dos pacientes, refletida inclusive na diminuição de reclamações em redes sociais, um ponto sensível para a instituição.
-
Na área de suprimentos, a mudança no processo de entrada de notas fiscais passou a ocorrer de forma on-time, eliminando a possibilidade de estoques fantasmas, reduzindo drasticamente o risco de perda de receita e aumentando a segurança do paciente por meio da rastreabilidade medicamentosa. Houve ainda avanços importantes na unitarização, com a aquisição de equipamentos específicos e padronização do processo.
-
Nos setores assistenciais, destaca-se o uso mais eficiente do prontuário eletrônico do paciente e a reformulação do processo de triagem no pronto atendimento, alinhando-se às melhores práticas em saúde ao priorizar a avaliação inicial pelo enfermeiro antes da recepção administrativa.
-
Já no ciclo de receitas, a automação de processos trouxe maior visibilidade operacional e abriu caminho para melhorias contínuas, como o desenvolvimento da integração entre o Tasy Hospital e o Tasy Operadora, iniciativa que seguiu em evolução mesmo após a fase final do projeto.
Um Trabalho em Conjunto
“Foi uma experiência muito produtiva, que agregou bastante troca de conhecimento e trouxe clareza na condução do projeto. Alcançamos benefícios importantes, como maior satisfação com as entregas, melhoria nos processos e evolução nas formas de trabalho.”
Francis Golçaves, Gestor - Unimed Rio Verde
Sobre a Atuação da FOLKS
Ao longo do projeto, o grande diferencial da FOLKS esteve na solidez das metodologias apresentadas, no planejamento estruturado e no acompanhamento rigoroso da execução do que foi planejado, fatores decisivos para o sucesso do projeto e para a reconstrução da confiança em iniciativas de transformação.
A parceria entre a Unimed Rio Verde e a FOLKS representou uma virada estratégica na forma como a instituição conduz seus processos, utiliza a tecnologia e gerencia a mudança organizacional.
Ao combinar metodologia, gestão da mudança, proximidade com as equipes e foco em resultados práticos, o projeto transformou um ambiente marcado por desconfiança e ineficiência em uma operação mais estável, padronizada, segura e preparada para a melhoria contínua.
.jpeg)
Alguns dos nossos
Clientes Referência
Destacamos também outras instituições de saúde que se tornaram referências em nossa jornada.
São hospitais que passaram pela migração para o Tasy Evolution com o apoio da FOLKS, alcançando resultados sólidos, seguros e sustentáveis.
bottom of page